RANCANGAN INFORMATION TECHNOLOGY SERVICE MANAGEMENT MENGGUNAKAN INFORMATION TECHNOLOGY

Pengelolaan teknologi informasi yang sesuai dengan standar perlu dilakukan, karena meningkatnya ketergantungan organisasi terhadap TI, mengharuskan organisasi melakukan pengelolaan asset TI. Dimulai dari proses pelayanan penerimaan mahasiswa sampai dengan pelayanan alumni seluruh proses tersebut tergantung dengan adanya teknologi informasi.

IT Service Management (ITSM) digunakan sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi pelayanan teknologi informasi kepada pengguna yang terdapat dalam framework Information Technology Infrastructure Library.Diharapkan dengan penerapan ITSM pengelolaan layanan TI menjadi lebih baik serta mampu menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada pada organisasi.

Kerangka kerja Information Teknology Infrastructure Library (ITIL) merupakan best practice yang bertujuan secara berkelanjutan meningkatkan efisiensi operasional TI dan kualitas pelanggan (Widyaningrum, 2011). Dalam pengertian yang berbeda, ITIL dapat didefinisikan bahwa fungsi TI sebagai pengatur sebuah penetapan dalam IT Service Management (Mc. Naughton, 2010).Selain itu dalam penelitian yang dilakukan oleh Ahmad (2013), dikatakan bahwa penentu keberhasilan atas perusahaan yang sudah menggunakan ITIL perlu dilakukan pengkajian ulang untuk mengetahuai apakah sumber daya manusia sudah dapat mengikuti kaidah-kaidah dalam ITIL.Implementasi IT Service Management dapat dilakukan pada organisasi-organiasi yang sedang berkembang pesat.

STMIK AMIKOM Purwokerto merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang dalam proses pengelolaan dan penyampaian informasi telah menerapan teknologi informasi. Proses pelayanan suatu perguruan tinggi dipandang sebagai suatu solusi yang nantinya dapat meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam pelayanan. Hal ini menyebabkan pentingnya peningkatan peran teknologi informasi agar selaras dengan  investasi baik hardware dan software yang dikeluarkan, sehingga dibutuhkan perencanaan yang optimal.

Pengelolaan teknologi informasi yang sesuai dengan standar perlu dilakukan, karena meningkatnya ketergantungan organisasi terhadap TI, mengharuskan organisasi melakukan pengelolaan asset TI. Dimulai dari proses pelayanan penerimaan mahasiswa sampai dengan pelayanan alumni seluruh proses tersebut tergantung dengan adanya teknologi informasi.

IT Service Management (ITSM) digunakan sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi pelayanan teknologi informasi kepada pengguna yang terdapat dalam framework Information Technology Infrastructure Library.Diharapkan dengan penerapan ITSM pengelolaan layanan TI menjadi lebih baik serta mampu menyelesaikan beberapa permasalahan yang ada pada organisasi.

Kerangka kerja Information Teknology Infrastructure Library (ITIL) merupakan best practice yang bertujuan secara berkelanjutan meningkatkan efisiensi operasional TI dan kualitas pelanggan (Widyaningrum, 2011). Dalam pengertian yang berbeda, ITIL dapat didefinisikan bahwa fungsi TI sebagai pengatur sebuah penetapan dalam IT Service Management (Mc. Naughton, 2010).Selain itu dalam penelitian yang dilakukan oleh Ahmad (2013), dikatakan bahwa penentu keberhasilan atas perusahaan yang sudah menggunakan ITIL perlu dilakukan pengkajian ulang untuk mengetahuai apakah sumber daya manusia sudah dapat mengikuti kaidah-kaidah dalam ITIL.Implementasi IT Service Management dapat dilakukan pada organisasi-organiasi yang sedang berkembang pesat.(Iden, 2013).

RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian diatas maka dirumuskan permasalahan yang akan diuraikan solusinya yaitu:

a. Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) dukungan layanan TI saat ini dan yang diharapkan di STMIK AMIKOM Purwokerto?

b. Bagaimana merancang IT Service Management pada penggunaan sistem informasi pada STMIK AMIKOM Purwokerto menggunakan framework Information Teknology Infrastructure Library?

BATASAN VARIABEL PENYELESAIAN

Pembatasan yang akan digunakan untuk mempersempit pembahasan adalah sebagai berikut:

a. Penilaian tingkat kedewasaan  (Maturity Level) penggunaan sistem informasi diukur menggunakan framework COBIT 4.1 proses Deliver and Support 1 (DS1)

b. Perancangan difokuskan pada rekomendasi rancangan IT Service Management.

c. Penyusunan rancangan IT Service Management disusun didasarkan pada kesenjangan antara identifikasi kebutuhan berdasarkan tugas pokok masing-masing bagian pada STMIK AMIKOM Purwokerto dengan identifikasi kebutuhan berdasarkan pemetaan framework COBIT 4.1 dan IT Infrastructure Library .

d. Hasil perhitungan Maturity Level tidak merekomendasikan peningkatan level tetapi dijadikan sebagai dasar pembentukan IT Service Management berdasarkan mapping COBIT 4.1 dan IT Infrastructure Library.

Tujuan penelitian ini adalah:

a. Mengetahui kondisi penerapan manajemen tata kelola penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi yang berjalan di STMIK AMIKOM Purwokerto

b. Mengidentifikasi permasalahan dalam bentuk penilaian Maturity Level pada pelaksanaan kegiatan TI khususnya pada proses manajemen dukungan layanan (DS1 – Define and Manage Service Level)

c. Mengimplementasikan framework IT Infrastructure Library pada penerapan sistem informasi, khususnya dalam merancang IT Service Management.

Manfaat Penelitian

a. Manfaat Ilmiah 

Hasil penelitian ini secara ilmiahmemberikan manfaat sebagai berikut:

1) Memberikan gambaran IT Service Management   atas pelayanan dan strategi pelayanan di STMIK AMIKOM Purwokerto menggunakan IT berdasarkan  framework ITIL V3.

2) IT Service Management digunakan sebagai salah satu alat untuk meningkatkan penggunaan manajemen teknologi informasi dan sistem informasi.

b. Manfaat Praktis

Hasil penelitian ini secara praktis merupakan masukkan bagi manajemen STMIK AMIKOM Purwokerto antara lain:

1) Proses pengambilan keputusan atas integrasi pelayanan yang dilakukan pada unit-unit kerja yang ada.

2) Sebagai bahan referensi penelitian selanjutnya berkaitan dengan IT Service Management pada framework ITIL V3.

METODE PENELITIAN

1. Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data digunakan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan dalam penyusunan penelitian ini. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu:

a. Studi Literatur

 Studi literatur dalam sebuah penelitian untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh  tentang  apa yang sudah dikerjakan orang lain dan bagaimana orang mengerjakannya, kemudian seberapa berbeda penelitian yang akan lakukan. Studi literature dilakukan terhadap manajemen TI yang dapat diterapkan pada STMIK AMIKOM Purwokerto.

b. Metode Lapangan

a. Wawancara

Metode wawancara atau metode interview, bertujuan untuk memperoleh pengetahuan mengenai organisasi yang sedang diteliti, mencakup kebijakan dan prosedur manajemen IT yang sudah dikembangkan di STMIK AMIKOM Purwokerto.

b. Kuesioner

Merupakan tool self assessmentyang berguna untuk mengetahui tingkat kematangan proses TI terkait dengan pemberian dukungan layanan saat ini (as-is) maupun layanan yang diharapkan (to-be). Kuesioner yang dibagikan kepada responden berdasarkan tabel RACI pada proses DS1.

2. Metode Analisis Data 

Analisa data dalam penulisan penelitian ini dilakukan untuk menjawab tujuan dari penelitian ini, adapun tahapan analisa data yang berasal dari hasil pengumpulan data dengan menggunakan alur framework IT Infrastructure Library adalah sebagai berikut:

a. Planning to Implement Service Management

Perencanaan yang digunakan untuk mendifinisikan visi, misi dan tujuan organisasi sebagai tujuan yang akan dicapai dari organisasi dan bagaimanaTI berperan untuk mencapai tujuannya tersebut. 

b. Business Perspective

Pandangan bisnis kedepan dirumuskan dalam data Rencana Strategis yang dirancang untuk jangka pendek sampai dengan jangka panjang.Dimana dalam rencana strategis tersebut terdapat juga penekanan terhadap pentingnya keberlangsungan pelayanan IT.

c. Assesment

Dari hasil pengumpulan data kuesioner yang dibagikan kepada pengambil kebijakan terkait layanan IT, akan dijadikan bahan untuk mencari tingkat maturity level penggunaan IT yang telah diterapkan.Hasil perhitungan tidak dijadikan sebagai alat untuk

merancang IT Service Management tetapi digunakan untuk melihat sejauh mana manajemen IT yang digunakan.

d. Service Delivery

 Service Delivery merupakan salah satu domainyang akan digunakan untuk merancang IT Service Management dimana terdapat proses-proses yang akan digunakan yaitu Service Level Management, Availability Management, Financial Management, Capacity Management dan Continuity Management. Tahap ini merupakan tahapan bagaimana pelayanan IT yang aktivitasnya dilakukan secara periodik (tahun/kuartal/bulan).

e. Service Support

 Domain dari IT Service Management yang akan digunakan untuk membangun IT Service Management selain dari Service Delivery adalah Service Support yang juga memiliki proses kerja yang akan digunakan untuk menganalisa dan merancang yaitu Incident Management, Problem Management, Configuration Management, Release Management and Change Management. Tahap ini merupakan tahapan bagaimanapelayanan IT yang aktivitasnya dilakukan setiap hari.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Maturity Level

Nilai indeks kematangan (index maturity / IM ) untuk masing-masing objective hasil penelitian dihitung dengan rumus:

Keterangan: 

IM : Index Maturity

jml jwbn : Jumlah Jawaban

maturity level : Hasil perhitungan maturity level dari kuesioner

jml pertanyaan  : Jumlah pertanyaan kuesioner

jml resp  : Jumlah responden yang mengisi kuesoner

Hasil dari pembagian kuesioner terhadap managemen terkait yang memilki wewenang dalam mengambil keputusan sebanyak 6 (enam) responden.Berdasarkan hasil perhitungan tingkat Maturity Level yang dilakukan 2,58.

IM =   (62 + 20 + 4)

      (6 X 6)

= 2,58

2. IT Service Management

a. Service Level Management

Direkomendasikan terhadap manajemen bisnis dalam hal ini kebijakan dari pengambil keputusan manajemen kepada bagian IT perlu melakukan dokumentasi, monitoring dan laporan atas kebijakan yang telah disepakati. Penjabaran service level management diperinci dalam rancangan service level agreement pada bagian IT, hal tersebutjuga merupakan proses yang menjadi kekurangan dari sistem yang sudah ada karena belum ada pedoman untuk penanganan dari mulai dibuat sistem  sampai dengan penggunaannya.

b. Financial Management

Penggunaan Financial Management sudah diterapkan atas penerapan teknologi informasi dan sistem informasi, diawali dengan tahap penentuan anggaran pada setiap periode dari bagian IT yang diajukan ke bagian keuangan kemudian dilakukan realisasi anggaran pada setiap periode atas pengajuan anggaran yang telah disetujui. Tahapan atas manajemen keuangan yang dilakukan seperti gambar 1 berikut :

Gambar 1. Alur Financial Management

c. Capacity Management

Direkomendasikan adanya capacity plan berkaitan dengan penambahan fitur atau perubahan sisteminformasi maupun pengadaan atau peniadaan teknologi yang digunakan. Perencanaan ini juga harus dilengkapi dengan schedules dan audit apakahperencanaan telah sesuai dengan realisasi atau belum.  

d. Continuity Management

Berdasarkan criticalbusiness processes sudah ada Continuity Management tetapi belum dijalankan secara maksimal, yaitu belum adanya divisi khusus yang focus pada pengembangan IT. Untuk memperbaiki hal tersebut, maka perlu penerapan continuity management sesuai dengan ITIL V3 yang akan mendukung kelangsungan manajemen bisnis dengan memastikan fasilitas IT yang diperlukan di dalamnya. Gambar 2 berikut merupakan aktivitas Continuity Management:

Gambar 2.Continuity Management

e. Availability Management

Berikut aktivitas perbaikan pada Availability Management berdasarkan aturan ITIL yaitu Reactive Activities.Reactive Activities adalah proses monitoring, measuring analysis, investigasi availability atas kecelakaan, pengecekkan komponen dan analisa permasalahan-permasalahan yang mempengaruhi layanan yang ada. Dapat juga menambahkan tools NMS, yang memiliki service, yaitu:

1) NPM (Network Performance Management)

NPM digunakan untuk melakukan monitoring terhadap keseluruhan perangkat network yang telah di-install.NPM juga dapat digunakan sebagai measuring analysis jika suatu availability service terjadi sebuah kesalahan.

2) NTA (NetFlow Traffic Analyzer)

NTA berfungsi untuk mengetahui, mengukur, dan mengidentifikasi service availability yang sedang berlangsung.Dapat dilakukan pengukuran sejak awal, sebelum adanya gangguan atau masalah pada availability services.

f. Incident Management

Incident merupakan pemulihan kegagalan yang harus ditangani selain yang sudah ditangani dalam standar normal. Penanganan incident pada penggunaan teknologi dan sistem informasi di STMIK AMIKOM Purwokerto belum ada prosedur penanganan.

g. Problem Management

Penanganan pada problem management sudah diterapkan pada penggunaan sistem informasi yaitu dengan ditambahkannya rancangan pesan error, tetapi prosedur penanganan problem  belum dijelaskan dalam bentuk peraturan pada penggunaan teknologi informasi.

Direkomendasikan untuk meng-update anti virus secara berkala dan melakukan back-up data setiap hari dan memiliki lebih dari 1 dokumentasi, sehingga jika suatu saat data hilang masih ada dokumentasi lain.

Rekomendasi berkaitan dengan problem management adalah:

1) Problem statistics, data diambil dari masalah-masalah yang muncul pada suatu periode sesuai dengan yang ditentukan dipenetapan SLA. Halini juga dapat dijadikan sebagai acuan apakah dengan adanya proses IT Service Management yang mengurus seluruh manajemen masalah dan adanya SLA masalah menjadi naik atau turun.

2) Problem reports, laporan problem management mengidentifikasi penanganan masalah, memperlihatkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menangani masalah setiap minggu dan banyaknya masalah yang ditangani. Hal yang tercantum dalam problem reports sama dengan data yang tercantum dalam SLA.

3) Diagnostic aids, melakukan pencarian terhadap akar masalah yang terjadi pada sistem informasi maupun teknologi informasi. Setelah itu ditangani berdasarkan prioritas penanganan masalah.

h. Configuration Management

STMIK AMIKOM Purwokerto sudah memiliki standar untuk melakukan inventaris atas semua komponen hardware yang mendukung keberlangsungan pelayanan dengan menggunakan TI.Tetapi belum ada pendataan terkait pemindahan, perawatan dan masalah-masalah yang terjadi pada komponen tersebut.

Tidak ada laporan atas data yang dapat melacak pemindahan komponen, data komponen yang sudah harus dilakukan perawatan dan juga mengakibatkan masalah pada komponen muncul berulang-ulang.  Masalah data komponen IT service tersebut pada ITIL direkomendasikan perbaikan menggunakan Configuration Management Basisdata (CMDB) yang nantinya akan digunakan sebagai alat yang menghasilkan tidak sekedar informasi terkait detail-detail komponen yang digunakan untuk

mengatur IT service tetapi juga melakukan pendataan atas pemindahan, perawatan dan mendata laporan atas masalah yang ada pada komponen IT service. 

i. Change Management and Release Management

Rekomendasi alur kerja change management dan release management sebagai berikut Change and Release schedule, jika ada dari pengajuan incident membutuhkan perubahan, maka change management yang akan mengidentifikasi jadwal untuk melakukan perubahan dan melalui prosedur persetujuan, jika disetujui maka akan berlanjut ke release management. Release Management akan mengatur implementasi terhadap setiap perubahan yang terjadi. Kemudian Configuration Management yang mengatur data-data dalam CMDB yang berisi setiap incident, change, release dan configuration. 

D. KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian analisis di atas dapat disimbulkan hasil penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut:

a. Berdasarkan hasil perhitungan tingkat Maturity Level yang dilakukan 2,58  dan dapat diartikan sebagai berikut:

1) Kondisi dimana perusahaan telah memiliki pola yang berulang kali dilakukan dalam melakukan manajemen aktivitas terkait dengan tata kelola teknologi informasi, namun keberadaannya belum terdefinisi secara baik dan formal sehingga masih terjadi ketidakkonsistenan.

2) Sudah mulai ada prosedur namun tidak seluruhnya terdokumentasi dan tidak seluruhnya disosialisasikan kepada pelaksana.

3) Tanggung jawab pelaksanaan berada pada masing-masing individu.

b. Hasil rancangan IT Service Management yang dihasilkan sebagai berikut:

1) Delivery Support, terdiri dari 5 domain yaitu Service Level Management, Financial Management, Capacity Management, Continuity Management, dan Availability Management. Hasil

rekomendasi dari service level management yaitu service level agreement dapat dijadikan oleh seluruh domain IT Service Management karena didalamnya memuat seluruh proses dari IT Service Management.

2) Service Support, terdiri dari 4 domain yaitu incident management, problem management, configuration management dan change management and release management. Hasil dari kelima domain tersebut juga tergambar dalam SLA dan alur kerja service support sebagai berikut  jika ada dari pengajuan incident membutuhkan perubahan, maka change management yang akan mengidentifikasi jadwal untuk melakukan perubahan dan melalui prosedur persetujuan, jika disetujui maka akan berlanjut ke release management. Release Management akan mengatur implementasi terhadap setiap perubahan yang terjadi. Kemudian Configuration Management yang mengatur data-data dalam CMDB yang berisi setiap incident, change, release dan configuration.

2. Saran

a. Pengembangan pada masing-masing proses secara spesifik untuk mendapatkan hasil rancangan yang maksimal

b. Pemetaan penggunaan framework COBIT dan ITIL dapat dilakukan lebih lanjut untuk tata kelola perguruan tinggi

c. Untuk mendapatkan hasil analisis dan output yang maksimal dapat dilakukan dengan melakukan audit dengan menggunakan seluruh domain COBIT dan ITIL yang saling berkaitan. 

 

REFRENSI :

STUDI KASUS STMIK AMIKOM OLEH NURFAIZAH, EMA UTAMI, M. RUDYANTO